Für die Auswahl des passenden Webinartools ist es wichtig sich zu überlegen, wie du deine Webinare gestalten möchtest. Das ist gar nicht so einfach, wenn du nicht weißt, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt bzw. welche Punkte entscheidend sein können, ob ein Webinartool kostenlos ist oder nicht. Ich gebe dir deshalb in diesem Beitrag eine Kriterien-Liste in die Hand, mit der du dir klar werden kannst, welchen Umfang an Funktionen du tatsächlich benötigst.

#1 Webinar-TeilnehmerInnen

Beginnen wir mit den TeilnehmerInnen: Oft gibt es bei der Webinarsoftware eine Beschränkung der Teilnehmer-Anzahl. Je mehr TeilnehmerInnen sich gleichzeitig im Webinarraum aufhalten sollen, desto teurer wird es in der Regel. Deswegen ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie viele Personen du maximal in deinen Webinaren erwartest.

#2 Moderatoren

Das führt uns gleich zu den Moderatoren: Auch hier ist die Anzahl entscheidend. Wenn du also planst, deine Webinare gemeinsam mit Anderen zu moderieren, prüfe auf jeden Fall, wie viele Personen gleichzeitig Moderatoren-Rechte haben dürfen.

#3 Anmeldeprozess und E-Mailbenachrichtigungen

Mach dir auch Gedanken darüber, wie sich die TeilnehmerInnen zu deinem Webinar anmelden sollen. Benötigst du eine sogenannte Landingpage, also eine Seite, auf der sich die Teilnehmer selbstständig registrieren können? Dann entscheide dich für ein Webinartool, das diese Registrierungs-Seite automatisch erstellt. Idealerweise ist es auch möglich, das Aussehen der Landingpage zu bearbeiten, damit du z.B. dein Logo anzeigen lassen kannst.

Viele Webinaranbieter bieten auch die Möglichkeit eines automatisierten Mailversands. Wenn sich also jemand für dein Webinar registriert, erhält er automatisch ein E-Mail mit der Anmeldebestätigung und dem Link zum Webinarraum. Der automatisierte Versand eines Erinnerungs-Mails kurz vor dem Webinar-Termin ist auch empfehlenswert. Achte darauf, inwiefern das Tool die Möglichkeit bietet, den Inhalt der Mails und den Versandzeitpunkt zu bearbeiten.

#4 Funktionsumfang des Webinartools

Kommen wir jetzt zu den Inhalten deines Webinars. Je nachdem, welche Art von Webinar du planst, benötigst du unterschiedliche Funktionen. Willst du deinen TeilnehmerInnen z.B. die Bedienung eines Programmes zeigen, wirst du eine sogenannte Screensharing-Funktion benötigen. Das bedeutet, dass du deinen eigenen Bildschirm für die Teilnehmer einblenden kannst.

Vielleicht möchtest du auch Musik während deines Webinars abspielen. Achte darauf, welche Audioformate dafür verwendet werden können. Manche Tools ermöglichen auch die Einbindung von Videos. Das ist entweder über den Upload eines Video-Files möglich, oder durch die Einbindung eines Links, z.B. zu einem Youtube-Video. Beachte hierbei, dass das Abspielen von Videos eine gute Internetverbindung sowohl bei dir als auch bei deinen Teilnehmern voraussetzt.

Wenn du in deinen Webinaren Präsentationen einbinden möchtest, ist es ratsam ein Webinartool auszuwählen, bei dem es möglich ist, die Präsentation hochzuladen und im Webinartool selbst durch die Folien zu klicken. Vielleicht willst du auch andere Dateien verwenden, z.B. PDF-Dokumente oder Bilder. Dann prüfe, welche Formate hochgeladen werden dürfen.

Wenn du deinen TeilnehmerInnen Dateien zum Download zur Verfügung stellen möchtest, ist es ideal, wenn das Webinartool die Möglichkeit bietet, diesen Download direkt im Webinarraum zu ermöglichen.

#5 Webinar-Vorbereitung

Prüfe auch, welche Möglichkeiten das Tool zur Vorbereitung deines Webinars bietet. Hast du die Möglichkeit, deinen Webinarraum bereits im Vorfeld vorzubereiten, also z.B. alle benötigten Dateien hochzuladen? Angenehm ist auch ein Warteraum für die TeilnehmerInnen, die schon vor Start des Webinars in den Webinarraum eintreten möchten. Damit hast du die Möglichkeit, dich noch in Ruhe vorzubereiten und die letzten Technik-Checks zu machen, bevor du die Teilnehmer in den Webinarraum lässt.

#6 Interaktion im Webinar

Nochmal zurück zu den TeilnehmerInnen. Wie willst du mit ihnen interagieren? Sollen sie ihre Fragen via Chat stellen können? Oder planst du eher kleine Webinare mit Seminar-Charakter, in dem sich die Teilnehmenden mit dir unterhalten können? Dann muss es die Möglichkeit geben, den TeilnehmerInnen die Mikrofon-Berechtigung zu vergeben. Achte darauf, ob du diese Berechtigung von Beginn weg für alle vergeben kannst, oder ob du immer nur einzelnen Personen manuell die Möglichkeit geben kannst, sich via Mikrofon dazuzuschalten.

Dasselbe gilt für die Webcam. Bei sehr kleinen Webinar-Formaten, z.B. Coaching-Sessions, kann es sinnvoll sein, dass auch die TeilnehmerInnen ihre Webcam aktivieren können.

Viele Webinartools bieten auch eine Whiteboard-Funktion an. Es ist aber nicht bei allen möglich, dass auch die TeilnehmerInnen das Whiteboard nutzen können. Prüfe daher, wie die Whiteboard-Funktion genutzt werden kann.

Eine gute Möglichkeit, die TeilnehmerInnen einzubinden sind auch Umfragen. In der Regel kannst du die Ergebnisse der Umfragen im Nachgang dann auch exportieren.

Bei Webinaren mit Ausbildungscharakter kann die Nutzung von separaten Arbeitsräumen sinnvoll sein. Damit kannst du als Moderator einen Teil der TeilnehmerInnen in einen anderen Raum verschieben, um Gruppenarbeiten zu realisieren.

#7 Webinar-Dauer

Ein recht banal klingender, aber ausschlaggebender Punkt ist die Dauer des Webinars. Viele Webinaranbieter haben in der kostenlosen Variante eine Beschränkung der Webinar-Dauer.

#8 Verkaufs-Tools der Webinarsoftware

Wenn du Webinare nicht nur als kostenlose Informationsangebote nutzen möchtest, sondern du auch direkt Geld damit verdienen möchtest, wird es wichtig für dich sein, welche Sales-Tools die Webinarsoftware bietet. Hier kann es z.B. die Möglichkeit geben, während des Webinars Angebote einzublenden, die die Teilnehmer direkt auf deine Verkaufsseite leiten. Wenn dein Angebot nur für einen sehr begrenzten Zeitraum verfügbar ist, kannst du während des Webinars auch einen Countdown einblenden.

Aber auch wenn dein Webinar keine Verkaufsveranstaltung ist, kann eine Sache für dich essentiell sein: Die Bezahlabwicklung für ein kostenpflichtiges Webinar. Idealerweise stehen für die Teilnehmer verschiedene Bezahlmöglichkeiten zur Auswahl. Achte auch darauf, ob es eine automatisierte Abwicklung der Freischaltung erst nach Zahlungseingang gibt. Das erspart dir administrativen Aufwand.

#9 Aufzeichnungsmöglichkeit

Willst du deinen TeilnehmerInnen im Nachgang eine Aufnahme deines Webinars zur Verfügung stellen? Dann ist die Möglichkeit von Aufzeichnungen für dich relevant. Achte also darauf, ob du deine Webinare mit dem Webinartool aufnehmen kannst. Vielleicht ist es sogar möglich, die Aufzeichnung nachträglich noch zu bearbeiten. Wichtig zu hinterfragen ist auch, wie du die Aufzeichnungen zur Verfügung stellen kannst. Ist z.B. ein Passwort-geschützter Zugriff möglich? Das kann z.B. für Firmen-interne Webinar-Aufzeichnungen notwendig sein.

#10 Automatisierung

Wenn du keine Live-Webinare anbieten möchtest, sondern ausschließlich Aufzeichnungen zur Verfügung stellen willst, ist es sinnvoll einen Webinaranbieter zu wählen, der auf sogenannte automatisierte Webinare spezialisiert ist, wie z.B. Webinaris. Mit einem solchen Tool hast du umfangreiche Möglichkeiten für die Bereitstellung deines Webinars.

#11 Kosten

Damit kommen wir schon zum letzten, aber durchaus entscheidenden Punkt: Die Kosten für das Webinartool. Ich empfehle dir, mit einem kostenlosen Tool bzw. einer kostenlosen Variante zu starten, um ohne finanziellen Aufwand herauszufinden, ob Webinare auch tatsächlich zu dir, deinen Inhalten und deiner Zielgruppe passen.

Mit dieser Liste von 11 relevanten Kriterien steht der Auswahl des für dich passenden Webinartools nichts mehr im Wege! Denk dran: DAS perfekte Tool gibt es nicht. Wichtig ist, dass die Software die Punkte, die für dich am relevantesten sind, gut unterstützt.